デイ・テーミングを使用して生産的なワークフローを構築する
同じ仕事、業界、専門分野で何年働いても、生産性を習得できない場合があります。実のところ、最大限の生産性を維持することは、誰もが常に直面する課題です。しかし、マルチタスクやその他の疑わしい戦略を実践して注意を分散させるのではなく、代わりにデイ・テーミングを使用して生産的なワークフローを構築してみてはいかがでしょうか？
デイ・テーミングは、シンプルでありながら非常に効果的な生産性向上テクニックです。時間管理やスケジュール管理などに役立つ場合があります。デイ・テーミングとは何か、それがどのように機能するか、そして今週からそれをどのように実践できるかを見てみましょう。
デイ・テーミングとは何ですか？
現代の多くの労働者にとって、生産性は重要です。やるべきことがたくさんあり、こなさなければならない責任もたくさんあるため、すべての勤務時間を最大限に活用することが極めて重要です。生産性を向上させるために使用できる 戦略の例は、暗記タスクの自動化、時間ブロックの使用、毎日の優先順位の設定、ポモドーロ・テクニックの使用など、数多くあります。
しかし、デイ・テーミングも非常に効果的であり、おそらくそれらの代替案よりもさらに効果的かもしれません。一言で言えば、デイ・テーミングとは、特定のタスクの種類、責任、または焦点に合わせて毎日のテーマを設定することを意味します。タイムカードで打刻 した後に毎日のTo Doリストを作成し、ギアを入れ替えたり、時間ごとに全く異なることに集中する必要があるさまざまなタスクを作成するのではなく、デイ・テーミングは、類似性に基づき日々のタスクをまとめて実行する必要があります。 これはシンプルで導入が簡単で、継続的に実践する人に多くの大きなメリットをもたらします。デイ・テーミングを使用すればするほど、生産性の大幅な向上に気づき 、週ごとにそれを活用することを決定する可能性が高くなります。
素晴らしい結果を得るためにデイ・テーミングを使用する方法
デイ・テーミングを試してみることに興味がありますか？朗報です。４つの手順を踏むだけで、スケジュールを修正し、すぐにデイ・テーミングの時間管理方法を使い始めることができます。さらに、これらの手順は会社全体で簡単に導入および強制できるため、オフィス全体でデイ・テーミングを使用することができます。
日々のカテゴリまたはテーマを選ぶ
まず、勤務週の毎日の仕事のカテゴリまたはテーマを選択する必要があります。割り当てるカテゴリには限界はありません。すべては業界、職務、現在のプロジェクトの負荷によって異なります。
例えば、特定の平日に、仕事上の連絡に答えたり、同僚とのすべての会議に取り組んだり、次の週の仕事の準備をしたりする必要がある場合があります。すべての仕事は主に管理的で共同作業的なものであるため、全体的なテーマとしてカウントされます。
その後、仕事で何をする必要があるか、また仕事の内容に応じて、別の日にはデータ分析やレポート作成などをすべて行うこともあります。終日のデイ・テーミングのポイントは、特定の種類の仕事をすべて１日 (または２日) にまとめて、混合したり組み合わせたりしないようにすることです。
各テーマを特定の曜日に割り当てる
次に、テーマまたはカテゴリを決めて、それぞれを週の特定の曜日に割り当てます。上記の例に沿って、すべての管理作業と共同作業を月曜日に割り当てると、週の残りの時間に何をしなければならないかが分かり、週末に受け取ったメールに返信できるようになります。火曜日にデータ分析作業を割り当て、水曜日に他のプロジェクトベースの作業を割り当てる、というようにすることができます。
繰り返しますが、デイ・テーミングを使用してワークフローを構築する方法に関しては完全に自由です。ただし、個人のエネルギーレベルとフローを念頭に置いておくことは良いことです。例えば、週末の活動が休みのため、月曜日の生産性が最も低いことがわかっている場合は、より重要なプロジェクトの作業を週の後半の曜日に割り当てるのが賢明でしょう。
毎日のテーマに応じたタスクを細分化する
次は、毎日のテーマに応じてサインする個々のタスクを細分化します。これは基本的にタスクのバッチ処理であり、生産性を最大化するために類似のタスクをまとめて「バッチ処理」します。
上の例では月曜日を考えてみましょう。タスクの例は次のとおりです。
- 仕事のメールに返信する
- 上司に会い、プロジェクトの最新情報を伝える
- プロジェクトの同僚と会い、１週間を通して誰が何をしているかを把握する
- プロジェクトの期限を特定して確認する
- 重要なファイルのダウンロード、職場教育ビデオの視聴などの管理作業に取り組む
これらのタスクをそれぞれノートに書き留めるか、カレンダーに追加します。テーマに沿った週が進むにつれて、タスクにバツ印をつけて消していくことで、進歩と達成感を得ることができます。これは特に、普段はあまり楽しめない仕事に取り組まなければならない週に、モチベーションを維持する良い方法です。最後にもうひとつ – 毎日取り組むタスクを決める際には、睡眠時間を考慮することを忘れないでください。十分な睡眠をとることは、日々のエネルギーと安全のために不可欠です。 ある研究によると、例えば、２０時間睡眠なしで運転した場合、血中アルコール濃度１０%で運転した場合と同様であることが示されています。
テーマとタスクをカレンダーまたは時間追跡ツールに追加する
最後の手順は、選択したテーマとタスクをカレンダーまたは時間追跡ソフトウェアに追加することです。この作業は慎重に行い、日付を間違えないように注意してください。そうしないと、苦労して計画した生産性の順序が崩れてしまう可能性があります。
TrackingTimeは、自分自身とチームの生産性を測定し、目標と期限を設定するのに役立つため、時間をより適切に管理するために使用できる追加ツールの素晴らしい例です。この情報があれば、現在の計画がどのように機能しているかを確認できます。
変更が必要な場合は、TrackingTimeが提供する情報に基づいて変更できます。
デイ・テーミングの４つの大きな利点
日々の業務にデイ・テーミングを導入する方法がわかったところで、すぐに実感できる利点を見てみましょう。
生産性の向上
まず、デイ・テーミングは、ほとんどの場合生産性が大幅に向上します。毎日１種類の仕事または１つのテーマに集中できるようにすることで、これまでより効果的にその仕事に取り組むことができるようになります。これにより、マルチタスクによく見られる生産性の低下が軽減されます。
例えば、水曜日を他の同僚との共同作業に費やすことにしたとします。水曜日になると、他の曜日に同じエネルギーや集中力を発揮する必要がないことがわかっているので、効果的なチームメンバーになる準備が整います。
リモートワーカーにとって、これらの利点は事実上２倍になることに注意してください。実際、デイ・テーミングは、リモートワークの生産性を高める最良の方法の１つである可能性があります。多くのリモートワーカーは、直属の上司が近くにいないオフィスでは、体制や規律に苦労しています。 デイ・テーミングをすることで、通常の職場環境で経験する週ごとの集中力と仕事の種類をある程度エミュレートして、成功するために必要な構造を自分自身やリモートワーカーに与えることができます。
注意を集中させる
さらに、デイ・テーミングをすると、自分と他のチームメンバーの両方に注意を集中させることができます。繰り返しになりますが、毎日１種類の仕事または１つのテーマだけに集中すればよいので、自分の存在全体をその仕事に集中することができます。
その結果は？ほとんどの人にとって、アウトプットが格段に向上します。実際、この方法で注意を集中すると、これまでよりも迅速にプロジェクトを完了し、より良い結果を得ることができるかもしれません。
優先順位付けを支援する
タイムボックスやその他の手法と同様に、デイ・テーミングも本来は優先順位付けを助けるものです。１日のテーマスケジュールを設定できるため、例えば、月曜日や火曜日など、週の初めに行う必要がある作業を優先することができます。その後、独自の要件に応じて、重要度の低い作業を週末に優先したり、その逆を行うことができます。
例えば、時間追跡、チームの生産性測定ツール、ワークフローモニターなどの機能を備えたワークフローソフトウェアの使用と、その日のテーマの取り組みを組み合わせるのも良いアイデアです。このような設定により、重要な仕事を誤って見落としたり、うっかり飛ばしたりすることがなくなり、すべての期限を守ることができるようになります。
スタートアップ要件を最小限に抑える
最後に、デイ・テーミングは、通常仕事で経験するスタートアップ要件を最小限に抑えるという大きな利点をもたらします。タスクを切り替えたり、集中したりするときは、通常、ギアを回転させて新しい割り当てに集中するまでに少し時間がかかります。
デイ・テーミングを使用すると、このことを心配する必要はありません。毎日、その日の仕事の準備をし、退勤時間まで集中力を維持することができます。
プロからのアドバイス：日々の生産的なワークフローを構築するには、時間を味方につけなければなりません。だからこそ時間管理が重要なのです。デイ・テーミングは、世の中にある数多くの手法のうちの一つにすぎません。私たちのブログでは、同様の時間管理方法であるタスクバッチ処理のガイドと利点を紹介しています。 TrackingTimeの時間追跡のようなツールと組み合わせると、次の週の勤務時間はこれまでで最も生産的なものになるでしょう。社内の誰もがそれぞれのワークスタイルに応じて正確な時間レポートを提出することができます。この時間追跡は自動的かつリアルタイムで行われるため、従業員の仕事習慣や役割の特定の要求に影響を与えることはありません。
デイ・テーミングで生産性は向上しますか？
デイ・テーミングとは、特定のタスクや焦点に「テーマ設定」をすることで、１週間を通して １日を整理する習慣のことです。賢く実践すれば、デイ・テーミングで生産性が向上し、集中しやすくなり、全体的な時間管理を最大限に高めることができます。
著者について：
ファビアン・サンドバル氏は中小企業の人事アナリストであり、最近コピーライターのキャリアをスタートし、従業員の生産性と全社プロジェクトの合理化に関する洞察を共有しています。
素晴らしい結果を得るためにデイ・テーミングを使用する方法
- 日々のカテゴリまたはテーマを選択する：
週の勤務日ごとに、仕事のカテゴリまたはテーマを選択します。
- 各テーマを特定の曜日に割り当てる：
テーマまたはカテゴリを選択し、それぞれを週の特定の曜日に割り当てます。
- 毎日のテーマのタスクを細分化する：
毎日のテーマごとに、サインをする個々のタスクを細分化します。
- テーマとタスクをカレンダーまたはタイムトラッカーに追加する：
最後のステップは、選択したテーマとタスクをカレンダーまたは時間追跡ソフトウェアに追加することです。TrackingTimeは、自分自身とチームの生産性を測定し、目標と期限を設定するのに役立つため、時間をより適切に管理するために使用できる追加ツールの素晴らしい例です。
